Jumat, 20 Februari 2009

Identifikasi Kebutuhan Diklat



Pendahuluan

Penyelenggaraan diklat merupakan bagian integral dari pembinaan karir PNS sekaligus dalam rangka peningkatan kualitas sumberdaya manusia kehutanan. Untuk itu perlu perencanaan diklat Kehutanan yang baik. Perencanaan diklat yang baik diawali dengan kegiatan identifikasi kebutuhan diklat (IKD). Sesuai dengan Peraturan Menteri Kehutanan No. P.20/Menhut-II/2004 menyatakan bahwa perencanaan diklat Kehutanan disusun berdasarkan hasil kegiatan identifikasi kebutuhan diklat.
Kegiatan identifikasi kebutuhan diklat diharapkan dapat memberikan gambaran tentang kebutuhan diklat di wilayah pelayanan Balai Diklat Kehutanan Kupang. Pada hakekatnya terdapat 3 kegiatan yang digunakan oleh Balai Diklat Kehutanan Kupang dalam menyusun perencanaan diklat, yaitu : hasil kegiatan Identifikasi Kebutuhan Diklat, hasil kegiatan Rapat Koordinasi Regional dan hasil Kunjungan ke Wilayah Pelayanan. Dari ketiga kegiatan tersebut, kegiatan Identifikasi Kebutuhan Diklat merupakan acuan utama dalam perencanaan diklat di Balai Diklat Kehutanan Kupang.
Dengan wilayah pelayanan BDK Kupang yang meliputi Propinsi Bali, NTB dan NTT maka kegiatan IKD memerlukan biaya, waktu dan tenaga yang besar. Untuk itu agar pelaksanaan kegitan IKD dapat berdayaguna dan berhasil guna perlu dicari model pendekatan yang sesuai dengan wilayah pelayanan BDK Kupang.


Kebutuhan Diklat dan Faktot-faktor yang Mempengaruhi

Kebutuhan diklat terdiri dari dua suku kata, yaitu kebutuhan dan diklat. Kebutuhan menurut Briggs adalah ketimpangan atau gap antara ”apa yang seharusnya” dengan ”apa yang senyatanya”(Depdagri, 2003). Dalam dunia kerja, kebutuhan juga diartikan sebagai masalah kinerja .(Anung Haryonotanpa tahun).
Diklat mempunyai arti penyelenggaraan proses belajar mengajar dalam rangka meningkatkan kemampuan dalam melaksanakan tugas dan jabatan tertentu. Kebutuhan diklat adalah jenis diklat yang dibutuhkan oleh seorang pemegang jabatan atau pelaksana pekerjaan tiap jenis jabatan atau unit organisasi untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap dalam melaksanakan tugas yang efektif dan efisien (Dephutbun dan ITTO,2000:16). Sedangkan menurut Lembaga Administrasi Negara (1998:3) kebutuhan diklat adalah kekurangan pengetahuan, ketrampilan dan sikap seorang pegawai sehingga kurang mampu melaksanakan tugas, tanggung jawab, wewenang dan haknya dalam suatu satuan organisasi. Dengan demikian kebutuhan diklat dapat diartikan sebagai kesenjangan kemampuan pegawai yang terjadi karena adanya perbedaan antara kemampuan yang diharapkan sebagai tuntutan pelaksanaan tugas dalam organisasi dan kemampuan yang ada.(Hermansyah dan Azhari, 2002:3)Konsep dasar pemikiran kebutuhan diklat adalah adanya deskrepansi kemampuan kerja. Sesuai dengan tingkatan dalam pengungkapan kebutuhan diklat maka deskrepansi dapat terjadi pada seseorang pejabat/pelaksana pekerjaan terhadap tugas di dalam organisasi, jabatan maupun terhadap tugas individu. Secara umum deskrepansi kemampuan kerja diilustrasikan sebagai berikut:
Diskrepansi kemampuan kerja dinyatakan perbedaan antara kemampuan kerja seseorang pada saat kini dengan kemampuan kerja yang diinginkan atau seharusnya yang umumnya juga di kenal kemampuan kerja standar/baku.
Kebutuhan diklat dapat dibedakan menjadi tiga tingkatan, yaitu tingkat organisasi, tingkat jabatan, dan tingkat individu. Tidak semua masalah kinerja dapat dipecahkan dengan diklat. Diklat tersebut digunakan untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan kurangnya pengetahuan, keterampilan, dan sikap.
Kebutuhan diklat dalam suatu organiasi dpengaruhi oleh faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal dalam organiasi yang mempengarihu kebutuhan diklat adalah :
1. Mutasi jabatan
Seseorang yang dimutasi dari kedalam jabatan yang lebih tinggi dituntut memiliki kompetensi yang sesuai denga jabatan tersebut. Jika terdapat beberapa kompetensi yang belum dimiliki maka diperlukan upaya untuk memenuhi kompetensi tersebut. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah melalui kegiatan diklat.
2. Perluasan atau pembentukan orgnasisasi baru.
Perluasan atau pembentukan organisasi baru akan memerlukan sumberdaya manusia yang akan ditempatkan pada unit tersebut. Hal ini merupakan salah satu faktor timbulnya kebutuhan diklat dalam sebuah organisasi.
3. Penggunaan teknologi baru.
4. Kurangnya pengetahuan, ketrampilan dan sikap.
Sedangkan faktor eksternal yang mempengaruhi timbulnya kebutuhan diklat adalah :
1. Peraturan perundangan.
2. Keadaan ekonomi
3. Sikap masyarakat.

Identifikasi Kebutuhan Diklat (IKD)

Dalam kaitan kebutuhan diklat, ada tiga terminologi yang sering digunakan, yaitu: Identifikasi Kebutuhan Diklat (IKD), Analisis Kebutuhan Diklat (AKD) dan Penentuan Kebutuhan Diklat (PKD). (Dephutbun dan ITTO:2000:67). IKD adalah proses pengungkapan kebutuhan diklat pada tingkat organisasi, AKD adalah proses pengungkapan kebutuhan diklat pada tingkat jabatan dan PKD adalah proses pengungkapan kebutuhan diklat pada tingkat individu.
Menurut Siwi Kadarmo dalam Hermansjah dan Azhari (2002:3) identifikasi kebutuhan diklat adalah suatu studi yang sistematis dan sistemik dalam suatu usaha pengambilan suatu keputusan mengenai dilakukannya suatu diklat atau non-diklat di masa yang akan datang, dengan memanfaatkan data dan pemikiran dari berbagai sumber, sehingga keputusan yang diambil lebih produktif. Identifikasi kebutuhan diklat juga merupakan serangkaian kegiatan untuk menemukan masalah-masalah yang timbul di tempat kerja dalam suatu organisasi dan untuk menentukan apakah diperlukan suatu kegiatan diklat untuk mengatasi masalah-masalah dalam organisasi tersebut.
Identifikasi kebutuhan diklat juga dapat memberikan informasi yang tepat kepada pembuat keputusan mengenai isi dan metode diklat, kelompok sasaran, kendala dan hasilnya. Ada beberapa manfaat yang dapat diambil dari kegiatan identifikasi kegiatan diklat, yaitu manfaat langsung dan tidak langsung.
Manfaat langsung dari IKD, adalah :
•Menghasilkan program diklat yang disusun sesuai dengan kebutuhan.
•Sebagai dasar peyusunan program diklat yang tepat.
•Menambah motivasi peserta diklat dalam mengikuti diklat karena sesuai dengan minat dan kebutuhannya.
Sedangkan manfaat tidak langsung dari IKD, adalah :
•Menjaga produktivitas kerja
•Meningkatkan produktivitas dalam menghadapi tugas-tugas baru.

Teknik-Teknik Identifikasi Kebutuhan Diklat

Dalam melakukan identifikasi kebutuhan diklat, ada tiga teknik pendekatan yang umum digunakan dalam menentukan kebutuhan diklat, yaitu : (1) pendekatan Analisis Kinerja, (2) Focus Group dan Nominatif Group, (3) Pendekatan DIF(Difficulties, Importancy, Frequency).
1.Pendekatan Analisis Kinerja.
Langkah-langkah dalam prosedur analisis kinerja tersebut adalah sebagai berikut :
(1) mengidentifikasi standar kinerja, (2) mengidentifikasi kinerja, (3) mengidentifikasi dan merumuskan masalah, (4) mengidentifikasi bukti-bukti masalah, (5) mengidentifkasi penyebab masalah dan (6) mengidentifikasi pemecahan masalah.
2.Pendekatan Focus Group dan Nominal Group
Focus Group Technique (FGT) adalah suatu teknik yang dapat digunakan untuk mencari dan menentukan fokus dari suatu kegiatan sesuai dengan kebutuhan kelompok. Teknik ini bersifat kualitatif yang dalam proses pelaksanaannya memerlukan bantuan seorang fasilitator.
Dalam penerapan FGT kelompok bisa terdiri dari calon peserta diklat, widyaiswara, penyelenggara diklat dan unsur kepegawaian. Hal-hal yang perlu diperhatikan, adalah :
a.Jumlah anggota sebaiknya antara 8 – 12 orang
b.Tempat duduk disusun membentuk huruf “U”
c.Satu orang fasilitator pada setiap kelompok dibantu oleh seorang pencatat
d.Ide atau gagasan dikemukakan dengan menjawab empat pertanyaan yang telah disiapkan secara tertulis.
e.Partisipasi aktif dari semua anggota kelompok sangat diperlukan. Peran fasilitator sangat penting untuk memotivasi anggota dalam menyampaikan ide atau gagasan.
f.Tidak ada tanggapan, sanggahan atau diskusi terhadap ide atau pemikiran yang disampaikan anggota.
g.Posisi semua anggota kelompok adalah sama, tidak memandang status atau jabatan.
Untuk menggali ide atau gagasan, empat pertanyaan yang diajukan adalah :
a.Ketrampilan/pengetahuan dan kemampuan pribadi apakah yang anda miliki pada saat menduduki jabatan sekarang?
b.Ketrampilan/pengetahuan dan kemampuan pribadi apakah yang pada kenyataannya anda perlukan dan telah anda pergunakan dalam menyelesaikan tugas pokok dan fungsi anda selama ini?
c.Ketrampilan/pengetahuan dan kemampuan pribadi apakah yang menurut anda sangat diperlukan untuk dapat menyelesaikan tugas pokok dan fungsi anda selama ini?
d.Darimana dan bagaimanakah cara memperoleh pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi anda?
Setelah proses focus group selesai dilanjutkan dengan nominal group technique (NGT). Ada empat kegiatan pokok dalam NGT, yaitu :
a.Para anggota kelompok menuliskan ide atau gagasan pada selembar kertas (Listing)
b.Daftar ide atau gagasan dari para anggota kelompok tersebut dicatat pada kertas flipchart (Recording)
c.Dilakukan klasifikasi, penyederhanaan dan kombinasi ide atau gagasan untuk menghindari duplikasi (Collating).
d.Para anggota kelompok melakukan penilaian secara individual untuk menentukan prioritas (Prioritizing)
3.Pendekatan DIF
DIF analisis adalah analisis kebutuhan diklat yang berdasarkan pada job analisis (Analisis Jabatan) yang diikuti dengan mencari tingkat kesulitan (difficulties/D), tingka kepentingan (importance/I) dan tingkat keseringan (frequency/F). Berdasarkan tingkat-tingkat tersebut dicari analisis job manakah yang paling D, I, F. Dari hasil tersebut, maka patut dicuigai terdapat kesenjangan ketrampilan. Mengapa patut dicurigai?, karena harus dikenali kemungkinan adanya indikator pelatihannya dengan menggunakan pertanyaan mengapa. Dismaping itu kita harus juga melaksanakan wawancara dengan atasan yang bersangkutan (responden) untuk mengetahui standar prestasi responden. Apakah yang bersangkutan sudah memenuhi standar yang ditentukan.
Jika terdapat prestasi yang di bawah standar, maka dilakukan analisis lebih lanjut dalam rangka penemuan kebutuhan diklat. Hal ini dimungkinkan, bahwa ada kemungkinan prestasi di bawah standar tersebut bukan disebabkan oleh kurangnya pengetahuan dan ketrampilan, namun karena indikator lain seperti sarana dan prasarana.

Program Diklat Balai Diklat Kehutanan Kupang dan Identifikasi Kebutuhan Diklat.

Balai Diklat Kehutanan Kupang sebagai salah satu UPT Pusat Diklat Kehutanan mempunyai wilayah pelayanan yang meliputi Propinsi Bali, Nusa Tenggra Barat dan Nusa Tenggara Timur. Masing-masing propinsi memiliki penekanan yang berbeda dalam pembangunan sektor kehutanan.
Keadaan ini menimbulkan perbedaan kebutuhan diklat sesuia dengan titik berat pembangunan sektor kehutanan masing-masing propinsi. Sasaran program diklat BDK Kupang adalah sumberdaya manusia kehutanan di ketiga propinsi tersebut. Dengan demikian program diklat yang direncanakan oleh BDK Kupang merupakan diklat yang dibutuhkan oleh ketiga propinsi. Hal ini mengakibatkan jenis-jenis diklat yang dilaksanakan oleh BDK Kupang kurang menyentuh kebutuhan diklat dari masing-masing propinsi di wilayah pelayanan.
Disamping itu, sasaran diklat dari BDK Kupang adalah para PNS di lingkup Dinas yang menangani bidang kehutanan. Sebagaimana diketahui bahwa Dinas yang menangani bidang kehutanan sebenarnya merupakan institusi pembuat kebijakan pengelolaan hutan, bukan institusi yang secara langsung mengelola hutan.
Guna mengatasi permasalahan tersebut, maka perlu dilakukan kajian yang lebih mendalam tentang pendekatan dalam pelaksanaan Identifikasi Kebutuhan Diklat di wilayah pelayanan BDK Kupang. Sebagai langkah awal, maka dapat dilakukan beberapa tindakan yang perlu diambil, yaitu :
1.BDK Kupang perlu memiliki data-base pegawai lingkup kehutanan di wilayah pelayanan.
2.Perlu adanya pengkajian tentang pola kebutahan diklat dari masing-masing propinsi di wilayah pelayanan.
3.Perlu adanya pengakjian yang lebih mendalam tentang teknik pelaksanaan Identifikasi Kebutuhan Diklat yang sesuai dengan karkateristik wilayah pelayanan BDK Kupang.
4.Perlu dilakukan kegiatan in-house training bagi tim pelaksana IKD, yang meliputi, teknik penyusunan rancangan IKD, teknik penyusunan instrumen pengumpulan dan pengolahan data.
Pengkajian tentang teknik identifikasi kebutuhan diklat diharapkan dapat memberikan pendekatan yang sesuai dengan wilayah pelayanan BDK, sehingga dapat menghasilkan rancangan identifikasi kebutuhan diklat yang baik. Sedangkan kegiatan in-house traning diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan petugas IKD sehingga dapat menghasilkan program diklat yang sesuai dengan kebutuhan wilayah pelayanan.
Jika program diklat disusun berdasarkan IKD yang tepat yaitu sesuai dengan kebutuhan, maka dapat diperloleh manfaat sebagai berikut :
1.diklat akan relevan dan efektif,
2.diklat akan lebih murah,
3.peserta diklat akan lebih termotivasi dalam mengikuti diklat,
4.mutu diklat akan lebih berkualitas.

Penutup.

Berdasarkan uraian diatas maka dapat diberikan beberapa penekanan, antara lain :
1.Kegiatan identifikasi kebutuhan diklat merupakan kegiatan penelitian yang sistematis untuk menenukan jenis kegiatan diklat atau non diklat.
2.Identifikasi kebutuhan diklat dapat memberikan informasi yang tepat kepada pembuat keputusan mengenai isi dan metode diklat, kelompok sasaran, kendala dan hasilnya.
3.Terdapat 3 model pendekatan dalam pelaksanaan identifikasi kebutuhan diklat, yaitu pendekatan analisis kinerja, pendekatan FGT-NGT dan pendekatan DIF
4.Perlu pengkajian lebih lanjut tentang model atau pendekatan dalam identifikasi kebutuhan diklat yang sesuai dengan karakteristik wilayah pelanan BDK Kupang.
5.Dalam pelaksanaan identifikasi kebutuhan diklat, diperlukan sumberdaya manusia yang terlatih dalam kegiatan IKD.

DAFTAR PUSTAKA


  • Dephutbun dan ITTO. Modul Pelatihan : Pelatihan Desain Pelatihan. Bogor: Departemen Kehutanan dan Perkebunan dan International Tropical Timber Organization, 2000.
  • Haryono, Anung. Analisis Kebutuhan Pelatihan/Pembelajaran. Jakarta: Prenada Media, 2004.
  • Hermasjah dan Azhari. “Identifikasi Kebutuhan Diklat”, Bahan Ajar Diklat Kewidyaiswaraan Tingkat Pertaman. Jakarta: LAN, 2002
  • LAN. Model-Model Diklat Analisis Kebutuhan Diklat. Jakarta: Pusat Pembinaan dan Pelatihan Teknik Menejemen, 1999.

2 komentar:

  1. bisa gak sih anda jelaskan lagi kebutuhan manusia yang lainnya lagi

    BalasHapus
  2. adakah identifikasi kebutuhan manusia yang lain lagi

    BalasHapus